BUSINESS TRAVEL REVIEW

Концептуальна трансформація вартості бізнес подорожі із статті витрат у бюджеті на інвестицію в бізнес змінює і Вашу стратегію ефективного використання коштів на поїздки (так званий Travel Program).

Загальна вартість поїздки, представницькі витрати, банківські відсотки по кредитних картках, відповідність тревел політиці, ризик безпеці подорожуючих, агентські збори та економія коштів (saving) – це ключові слова, які зазвичай застосовуються для керованої Travel Program*. Зростання, інвестиції, можливості та активи – це слова, які навряд чи використовуються у контексті бізнес тревел.

Ділові подорожі – це не тільки найскладніша категорія закупівель, але також категорія, яка зазвичай вважається обов’язковий прямими витратами, і мало хто замислюється, що компанія здобуває від неї.

Big Data надає нам інформацію та можливість побачити “повну картину”. Аналіз великої кількості даних разом із моделями машинного навчання може забезпечити не доступну раніше прозорість діяльності, що відбувається в компаніях із тисячами працівників. Якщо ми маємо таку наочність, то чому бюджети на ділові подорожі як і раніше просто приймаються, а не стратегічно аналізуються та прогнозуються? Якщо ми розглядаємо іх і як вартість, і як додану цінність для бізнесу, ми починаємо бачити не тільки витрати на обліку, а і інвестиції чи актив, який ми маємо у своєму розпорядженні.

Ділові поїздки забезпечують додаткову цінність Вашому бізнесу. Чи можуть TMC (Travel Management Companies) стати стратегічними радниками – переконавшись, що компанія вимірює та підвищує рентабельність цих дорогих інвестицій? Подорож може створити новий бізнес та можливості, які можуть служити компанії набагато довше, ніж потрібно для погашення витрат на поїздки. Якщо це так, то чому багато компаній розглядають подорож як споживчий елемент, як папір, який можна використовувати тільки один раз і викинути? Ваші працівники подорожують з певною бізнес задачею. Ми не можемо реально оцінити вартість поїздки, не аналізуючи, задачу подорожуючого і її цінність для бізнесу.

Цінність подорожей для Вашого бізнесу

Глобалізація зробила бізнес-подорож необхідністю. Власники та співробітники компанії повинні подорожувати задля :

  • Проведення особистих ділових зустрічей
  • Обговорення важливих ділових пропозицій
  • Управління та контролю за філіалами, щоб генерувати їх розвиток та зростання
  • Залучення глобальних клієнтів, відвідуючи зустрічі особисто
  • Відвідання мережевих та маркетингові заходи для підвищення експертності

Ділові поїздки мають можливість відкривати нові можливості для зростання. Замість того, щоб аналізувати перспективи продажу, нові кадрові надбання та нові ресурси за місцем розташування, ми аналізуємо їх за вартістю. Місцезнаходження більше не є обмеженням, і ми можемо скористатися максимальною перевагою у досягненні будь-якої бізнес-цілі.

Як виміряти повернення інвестицій у ділові подорожі?

Коли ми ведемо облік офісного устаткування, ми не просто відображаємо вартість програмного та апаратного забезпечення працівників як витрати, але й вимірюємо його як цінність. Якщо ми зможемо хоча б концептуально зробити те ж саме для ділових поїздок, можливо, ми зможемо “збалансувати управлінський облік” таким чином.

Цінність для бізнесу від ділових поїздок можна оцінити як:

  • Результати продажу після зустрічей з перспективними клієнтами
  • Результати з оптимізації роботи філіалів після їх відвідування
  • Кадрові успіхі (залучення талантів з інших географічних територій)
  • Економічний результат від використання інноваційних продуктів, інструментів та ресурсів з інших країн

І як тільки ми подивимось на ділові подорожі як на не “необхідні витрати”, а як інвестиції, в яких можна зважити плюси і мінуси, ми можемо розглянути це стратегічно, а не лише з моделі, що ґрунтується на собівартості.

Розробка стратегії ефективного використання бюджету на ділові поїздки (Travel Program)

Кожна інвестиція чи актив має попередню вартість. Як ми платимо за інвестиції в Travel Program? Ключовою метою інвестицій є ефективність, в даному випадку – ефективність кожної окремої поїздки.

Поїздки Ваших співробітьників повинні бути ефективними з точки зору витрат та досягати бізнес результатів ( важливі пропозиції обговорені, необхідні інноваційні рішення знайдені, угоди з клієнтами підписані, тощо). Власники та керівники компанії стикаються із ситуаціями, коли позбавлений сну, напружений після подорожі працівник часто не досягає цих результатів.

Отже, така стратегія повинна бути орієнтованою на комфорт подорожуючих. Основна ідея тут полягає в тому, що якщо компанія піклується про свого подорожуючого, то він, у свою чергу, буде значно більше піклуватися про Ваш бізнес. Такі Travel Programs зазвичай включають в себе використання співробітниками компаній цифрових інструментів, таких як інструменти корпоративного онлайн бронювання та звітування витрат на відрядження, які допомогають подорожуючим з моменту бронювання поїздки, під час подорожі і під час оформлення звіту про відрядження. Ці інструменти також дозволяють Вашим співробітникам мати більше якісних варіантів при бронюванні авіа рейсів та проживання. Стратегія, орієнтована на подорожуючих, побудована на принципі знайти можливість та дозволити співробітнику забронювати поїздку у рамках політики компанії, тоді як інші Travel Programs, орієнтовані виключно на заощадження витрат компанії, зберігають принцип не дозволити перевищувати затверджені ліміти. Наприклад, мандрівник може замовити Uber замість того, щоб користуватися пріоритетним постачальником тарнпортних послуг, що обслуговує на преміальних брендах авто.

Стратегія ефективного використання бюджету може бути більш орієнтованою на подорожуючих за рахунок:

  • Дозволу подорожуючим використовувати більш зручні цифрові інструменти в рамках політики, як інструменти самостійного корпоративного бронювання та їх мобільних додатків
  • Забезпеченню більшою кількістю та якісніших варіантів дозволених політикою компанії авіа рейсів та готелів, де подорожуючи можуть обирати із своїх власних преференцій
  • Запобіганню ризикам під час подорожі (миттєва евакуація із кризових куточків світу за рахунок компанії )
  • Суттєвому спрощенню процесу звітування по витратам у відрядженні (модуль в корпоративному онлайн бронюванні, портал в інтранеті компанії, тощо)

Як тільки ці етапи будуть застосовані, Ви можете почати оцінювати результати та, можливо, рентабельність інвестицій.

Як ми вимірюємо рентабельність інвестицій при застосуванні Стратегія ефективного використання бюджету (Travel Program), орієнтованої на подорожуючих?

Warrior Road 2017 (https://www2.arccorp.com/globalassets/forms/road-warrior-program-insights-2017.pdf) проаналізувала переваги Travel Program, орієнтованої на подорожуючих серед 757 співробітників, що часто подорожують з бізнес цілями.

Результати опитування показують, що співробітники компаній, що мають Travel Program, орієнтовану на подорожуючих, демонструють на 22% ефективніші поїздки, ніж їхні колеги в компаніях із Стратегією на заощадження витрат на ділові поїздки.

  • У 29% подорожуючих покращилась якість сну
  • 42% – мали менший рівень стресу
  • На 38% скоротились відпустки через хворобупісля відрядження
  • На 42% більше подорожуючих, яким було легше йти в ногу з робочим навантаженням під час подорожі

Орієнтованість на подорожуючих та їх потреби також може суттєво вплинути на ще одну важливу бізнес-мету, яку багато компаній забувають: збереження талантів. За даними Центру американського прогресу, заміна високооплачуваного працівника, який потребує спеціальної підготовки, може коштувати до 213% річної компенсації праці того, кого доводиться заміняти. Кваліфіковані, з багаторічним досвідом співробітники,  що мають внутрішні відносини в компанії та зовнішні з партнерами та клієнтами, що розвивали їх роками, варті того щоб зберегти їх – це важлива інвестиція. Дивно, але керована Travel Program відіграє значну роль у збереженні працівників; 84% бізнес-подорожуючих, опитаних Центром американського прогресу, заявили, що вони будуть зацікавлені у роботі в іншій компанії, яка потребує аналогічного рівня подорожей, якщо вона пропонує дуже привабливу політику щодо ділових подорожей.

Широкомасштабні опитування є лише одним із прикладів того, як ми можемо оцінити результати піклування про подорожуючих співробітників. Досягнення технологій плюс широкий спектр великих наявних даних дали нам змогу почати оцінювати та оцінювати рентабельність інвестицій у Travel Program.

  • HR дані можуть бути використані для оцінки впливу якості подорожей на рівень задоволення співробітників і середній час роботи в Вашій компанії
  • Дані бухгалтерського обліку та дані CRM можуть використовуватися для аналізу прибутку від нових продажів, пов’язаних з результатами відрядження
  • Системи управлінського та бухгалтерського обліку можуть аналізувати успіх нових філіалів, роботу яких було оптимізовано під час подорожей або нових проектів. Що були запущені завдяки діловим поїздкам

Цей потік нових даних може бути переданий у єдине аналітичний простір разом із затратами. Таким чином Ви збалансуєте на одній чаші – середній час утримання працівників ( retention ratio ), новий бізнес та збільшення продуктивності співробітників, на іншій – банківські витрати по оплаті картками, збори TMC та витрати на авіа квитки, проживання, тощо. Витрати починають здаватися менш тривожними, чи не так?

Якщо ми хочемо змінити результат, іноді нам потрібно змінити основний спосіб, за яким ми підходимо до цієї проблеми. Ділові подорожі потрібно переосмислити як актив. Це може породжувати нові шляхи його оптимізації та сприяти переміщенню подорожей як базовій, стратегічній діяльності компанії, а не категорії витрат, що постійно підлягають зменшенню.

* Примітка автора: Формалізована стратегія оптимального використання бюджету, виконання якої системно контролюється (зазвичай роль контролера та аналітика бере на себе TMC (Travel Management Company)